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浅析信息时代高校档案管理应注意的问题
时间:2018-05-02 20:00 点击:

  【摘要】高校档案包含着学校发展历程中所有的资料与高校学生的个人档案,在高校发展的过程中,积累了非常多的档案资料,这些资料是高校中非常重要的信息资源。而越来越多的数据资料为管理工作带来了一定的难度,传统的管理方式已经无法满足信息化时代对档案管理与使用上的需求。基于信息化时代高校档案管理中存在的问题,本文主要分析了在档案管理中存在的难题,通过信息化时代的角度探讨如何完善高效档案管理工作,使档案可以发挥出其应有的价值。

  【关键词】信息时代;高校档案管理;问题;措施

  在信息时代的背景下,计算机与网络被广泛的应用于人们的工作生活中,已经成为一种不可缺少的工具。在高校中,档案是非常重要的信息资源,档案管理工作也是高校日常管理中重要的组成部分。在信息时代的影响下,高校档案管理工作也走向了信息化的转变,这种不同于传统的档案管理模式为档案管理人员带来了不小的挑战。因此,在档案信息化的形式下探究在档案管理中需要注意的问题是其发展中必须经历的途径,只有这样才能使档案管理工作进一步的发展。

  一、信息时代下的高校档案管理的重要性

  高等学校档案是一个集党政管理、教学、科研、基建、产品、出版、仪器设备、财会、外事等众多门类为一体的综合性的档案体系。其主体是教学科研档案。高校是科学和教育发展的排头兵,在网络信息时代日益发展的今天,高校的档案工作必须与时俱进,有所创新和有所发展,才能跟上时代发展的步伐,为我国的现代化建设做出应有的贡献。

  二、信息时代下的高校档案管理现状

  在现今的许多高校中,档案管理开始逐步走向信息化的形式。同时,在时代的背景下,高校档案管理工作必然会有新的转变与改革,但是在实际的管理工作中,不能盲目的追求创新与追逐时代的浪潮。在档案高校档案管理工作中,要结合其实际的需求进行调整与创新,这样才能发挥出改革所追求的效果。以下是几种在现今高校档案管理中存在的问题。

  1、档案管理的数字化水平较差。事实上,许多高校并不重视档案管理,认为档案只要有就可以了,因此必然不会过多投资到档案管理上去。因高校对档案管理工作的重视度不足而使其对档案管理的资金投入度不足,在没有足够资金的支持下,许多硬件设备无法满足信息化建设的需求,因此在档案管理上无法进一步实施信息化管理的模式。过去的一些光盘、录像等各种视频物品因为室内环境不好,逐渐出现了老化或者消磁现象,必定会影响到档案管理。而且一些保存到计算中的电子档案、软件,因为计算机中毒或者系统问题等各种原因造成了中毒,文件缺失,乃至出现被盗现象,这些因素的管理需要较高的专业技术水平。因为许多高校根本不重视档案管理,致使档案的日常管理中缺乏规范性,包含了存放档案、借阅档案以及使用档案。

  2、信息人才不足。在现有的一些高校中,档案管理人员或许会具备专业的管理水平,但是却对计算机专业知识了解的不够。并且在现今的高校专业中,与档案管理相关的专业并不多,这就导致了后备人才不足的现象,而在现今的档案管理队伍中,严重缺乏可以适应现代信息化档案管理的专业人才,没有专业的知识与理论的支持,致使管理队伍业务水平偏差。并且许多人在认识档案上有一定误区,认为干档案管理这个岗位没有前途,因此管理部门招聘人才时难度极大,加之许多学校的根本不重视这个部分,认为随便安排个人看好就行了,也就很少出资对相关人员进行培训。在信息时代,档案人员的综合素质明显无法满足时代所需,许多管理人员的思想意识形态摇摆不定,必定会影响到工作。其次在信息时代,档案管理人员一定要掌握档案的收集、分析、整理等各种管理方面专业技术,同时还要具备一定的操作计算机能力。同时在复杂的网络环境影响下,管理人员还要强化自身的安全意识、培养自身技术,做好网络安全的防护工作。而且从目前情况来看,档案管理中缺乏精准计算机技术人才,这也是影响档案管理的重要因素之一。

  三、信息时代加强档案管理的措施

  通过对高校档案管理的现状分析发现,在信息时代中档案管理工作受到多方面因素的影响,致使这个过程中存在着许多的问题,结合高校实际情况来看,主要体现在人才、体制与观念上的问题,为此,以下提出几点可在高校档案管理中实施的改进措施。

  1、加强重视档案管理的程度。事实上任何工作都是由人来完成,自然相关领导对档案管理的认可度和重视度,直接影响着档案管理水平。因此只有高度重视了这项工作,才会增加资金与精力上的投入。在高校的档案室中,一定要保证计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等各种办公设备设施齐全,而且还要尽可能多引进功能及安全性高的管理软件,全面确保顺利开展档案管理工作。此外要确保方案管理中的安全,还要配备上齐全的消防安全设备及防火防盗设备,有效提升档案管理的基础条件,这样才能够更快的满足信息时代档案管理工作要求。

  2、加强档案管理的人才建设。档案管理水平的高低都是由人才来决定的,因此工作人员素质高低直接影响着档案管理。而且人员素质要求影响着管理工作中的任务、形式及目标。要提升管理人员自身的综合素质,就必须要从几个方面入手:首先就要从外面大量引进具有专业技术的管理人员,必须要重视专业信息技术水平。所以在信息时代档案管理人员不但要掌握必要的收集、分析及整理等各种管理技术,要求相关工作者掌握基本的计算机操作能力。其次完善档案管理人员培训体系;高校要重视对网络知识的教育,从而满足新时代下档案管理所需。还要加强管理人员间及和其他相关专业人员之间进行业务交流,这样档案管理人员才能快速掌握别人的经验,分析自身存在的不足之处,并且将可用的、先进的工作经验融入到工作中去。

  3、创新管理体制。高校要建立完善的档案管理体制,尽量把档案管理工作融入到学校工作规划之中去,不断完善档案管理部门各种设施,为档案管理提供基础保障。首先一定要破除工作中讲资质的作风,为档案管理人员提供一个公平竞争平台,调动大家的工作积极性。在此基础上高校还要建立合理的考核体制,用此激励相关人员更加努力工作,营造一个良好的、和谐的人才竞争氛围。此外,还必须要高度重视档案管理的保密工作,针对借阅及销毁等各环节制定一套严格规章制度,并且按照此制度严格执行。

  四、结语

  高校档案在一定程度上关系着高校工作是否能顺利展开,因此为了使档案价值可以最大限度的发挥出来,高校应对档案管理工作重视起来。在信息时代下,高校必须要高度重视档案管理,要从档案管理现状中分析存在的问题,从而有针对性提出合理的改进与完善措施,这样才能够确保档案管理工作更好发展,促进档案管理更好服务于科研和教学工作。

  【参考文献】

  [1] 王喜民. 浅谈高校档案管理工作应注意的几个问题[J]. 卷宗, 2014(10).

  [2] 单 英. 浅谈信息时代高校档案管理改革[J]. 辽宁师专学报: 社会科学版, 2015(6).

  [3] 周玉华. 试论高校档案信息化建设应注意的问题[J]. 企业文化旬刊, 2015(7).

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